Le Flexoffice - Faut-il réserver la salle de réunion ?
Les nouveaux modes de travail et de collaboration reposant sur un mélange de travail au bureau et à la maison favorisés par la crise sanitaire ont amené une partie des entreprises à revoir leur manière de travailler.
Le Flexoffice est un des piliers des nouveaux modes de travail. Il consiste à rendre plus flexible le travail sur site, au bureau. En effet, dans un modèle Flexoffice, les postes de travail ne sont plus attribués de manière nominative. Ainsi les collaborateurs peuvent chaque jour choisir un nouveau poste de travail.
Les entreprises réduisent au passage les surfaces utilisées par les postes de travail traditionnels et en profitent pour créer de nouveaux espaces collaboratifs : salles de créativité ou d’innovation, espaces conviviaux où il est possible de travailler…
Avec une approche du travail de plus en plus collaborative il est aussi nécessaire de pouvoir se retrouver à plusieurs pour travailler ensemble au même moment.
De fait, les salles de réunion n’ont pas disparues, bien au contraire et elles sont plus que jamais indispensables.
La question qui se pose alors est la suivante : faut-il ou non réserver les salles de réunion à l’avance ?
La réponse dépend de plein de facteurs différents, comme les habitudes et la culture d’entreprise, le type d'utilisation des salles de réunion, le nombre de participants, les équipements des salles de réunion : salle sans équipement digitaux vs salle avec un écran, salle avec système de visio intégrée…
Plus la réunion nécessite des équipements spécifiques et/ou accueille beaucoup de participants, plus il est logique de réserver à l’avance.
Toutefois, définir une règle qui rend possible la réservation de toutes les salles posent soucis car il y a une différence entre une salle réservée et une salle réservée et utilisée.
En effet, il arrive assez fréquemment que les salles soient réservées mais non utilisées et donc il est possible d’arriver à une situation où les salles de réunion ne sont plus disponibles.
Pour éviter cet écueil, l’idéal est de définir des salles de réunion qui ne sont pas soumises à la réservation. Ce faisant, il sera possible d’accéder auxdites salle en mode opportuniste : la salle est vide, je peux l’occuper pour ma réunion.
Un de nos clients avait fait l’expérience de mettre des capteurs de présence dans les salles de réunion pour comprendre pourquoi les utilisateurs se plaignaient que les salles étaient toujours non disponibles. Les résultats ont montré que les salles n’étaient pas toutes occupées.
C’est la raison pour laquelle des solutions de réservation de ressources (poste de travail, salle de réunion…) ont ajouté une fonctionnalité de libération de salle automatique lorsque celle-ci n’est pas occupée.
Cette fonction est intéressante mais il convient de rester prudent car il arrive que les réunions démarrent en retard, d’où l’intérêt de recevoir en amont de la réunion un rappel indiquant que la salle est réservée et qu’il est possible de maintenir la réservation ou de l’annuler.
Et vous, comment gérez-vous la réservation des salles de réunion ?