Externaliser l'exploitation de votre Digital Workspace : un levier stratégique pour garantir une expérience utilisateur fluide
Introduction
Face à la complexité croissante du Digital Workspace, optimisez vos pratiques et renforcez la qualité de service grâce à une externalisation agile de l’exploitation.
Dans un monde où le travail hybride s’impose comme la norme, les entreprises doivent offrir à leurs collaborateurs une expérience numérique fluide, sécurisée et performante, quel que soit le lieu ou le terminal utilisé.
Mais cette promesse repose sur un socle souvent sous-estimé : la gestion efficace des assets du Digital Workspace : postes de travail, smartphones, salles de réunion connectées, imprimantes, périphériques, téléphonie, etc.
Or, ce périmètre technologique est aujourd’hui extrêmement hétérogène et en constante évolution. Les équipes IT doivent jongler entre de multiples outils, environnements cloud et partenaires, tout en maintenant une qualité de service irréprochable auprès des utilisateurs.
De plus, les entreprises peuvent disposer de plusieurs contrats d’exploitation auprès de fournisseurs différents, avec des engagements hétérogènes voire non alignés avec les attentes des utilisateurs finaux.
Le défi n’est plus uniquement technique : il est organisationnel, financier et humain.
Les défis d'exploitation du Digital Workspace : entre multiplicité, surcharge et sécurité
Multiplicité des environnements
Windows, macOS, Android, iOS, devices IoT, plateformes de visioconférence Teams/Webex/Zoom, solutions MDM/UEM… Chaque environnement possède ses propres contraintes de mise à jour, de sécurité et de support.
Sans gouvernance claire, les entreprises se retrouvent avec un écosystème éclaté, difficile à maintenir et à superviser.
Charge opérationnelle accrue
Les centres de services internes sont souvent saturés par les sollicitations quotidiennes : demandes d’assistance, gestion des incidents, suivi des tickets, renouvellement d’équipements.
Cette pression opérationnelle détourne les équipes IT de leurs missions à forte valeur ajoutée : accompagnement métier, sécurité, innovation et anticipation des évolutions futures.
Expérience utilisateur dégradée
Un poste lent, une salle de réunion défaillante ou une panne de téléphonie impactent directement la productivité et la satisfaction des collaborateurs.
Le Digital Workspace devient alors un irritant plutôt qu’un accélérateur.
Risques de sécurité et de conformité
La dispersion des assets et l’absence de suivi centralisé augmentent la surface d’attaque.
Les risques de non-conformité (RGPD, ISO 27001, politiques internes) se multiplient, surtout dans les environnements hybrides.
Pourquoi externaliser l'exploitation du Run à un acteur spécialisé ?
Face à cette complexité, externaliser l’exploitation des produits Digital Workspace vers un partenaire de confiance devient un choix stratégique plutôt qu’un simple levier de réduction de coûts.
Un acteur expérimenté dans la gestion des environnements utilisateurs est capable d’apporter :
Une supervision proactive et un centre de services structuré
Un centre de services (Service Desk / Run) efficace ne se limite pas à traiter des tickets.
Il s’appuie sur des outils de supervision, d’automatisation et d’analyse prédictive pour anticiper les incidents, standardiser les résolutions et assurer une disponibilité maximale des équipements.
Une gouvernance claire et mesurable
Un prestataire sérieux co-définit avec le client des indicateurs de performance (SLA, KPI), garantit la traçabilité des interventions et assure un pilotage régulier via des comités opérationnels et stratégiques.
Une expertise multisectorielle et mutualisée
Grâce à son expérience auprès de plusieurs clients, un exploitant externe dispose d’une vision large des bonnes pratiques, d’un retour d’expérience consolidé et de compétences techniques actualisées sur les solutions du marché.
Une approche globale de la sécurité
Le partenaire intègre dans sa démarche les exigences de sécurité en accord avec l’état de l’art ainsi que la PSSI du client
Optimiser l’exploitation de votre Digital Workspace avec Navigacom
Avant même d’externaliser le Run, les entreprises ont besoin d’une vision stratégique claire de leur environnement Digital Workspace.
C’est là qu’interviennent nos experts Navigacom : nous vous aidons à poser les fondations, à structurer la gouvernance et à préparer une transformation cohérente.
Une approche en trois temps :
Évaluation et cartographie des assets (inventaire, usages, outils, processus).
Définition de la cible opérationnelle : modèle de support N1/N2/N3, niveaux de service, stratégie de sourcing (interne, externe, hybride).
Mise en œuvre du modèle Run : mise en concurrence des exploitants, industrialisation, outils de monitoring, automatisation, tableaux de bord, reporting.
Cette approche garantit que l’externalisation ne soit pas une simple délégation, mais une véritable extension du SI, alignée sur les objectifs métiers et la culture de l’entreprise.
Chez Navigacom, nous avons accompagné plusieurs grands clients à challenger leurs exploitants en place et à repenser leur modèle d’exploitation, tout en veillant à améliorer la qualité de service et à optimiser les coûts.
Conclusion : L'importance de la feuille de route et de l'organisation
Le Digital Workspace n’est plus un sujet purement technique : c’est un vecteur d’efficacité et d’engagement des collaborateurs. Confier l’exploitation de ses assets à un acteur fiable, outillé et orienté service, c’est :
Gagner en agilité et en résilience,
Améliorer la satisfaction des utilisateurs,
Sécuriser son environnement numérique,
Et libérer les équipes internes pour se concentrer sur l’innovation et la valeur métier.
Dans un contexte où la technologie évolue plus vite que jamais, un Run maîtrisé devient la condition indispensable d’un Digital Workspace performant, durable et centré sur l’humain.