Continuer à mobiliser vos collaborateurs à distance

Photo by Jan Baborák on Unsplash

Ces dernières années, les usages en termes de communication et collaboration n'ont cessé d'évoluer pour favoriser de plus en plus le travail à distance. Cependant, personne ne pouvait imaginer l'ampleur de la crise du COVID-19 et ses impacts sur le monde du travail. Dans ce contexte exceptionnel, le travail à distance est devenu une nécessité qui a été plus ou moins anticipée et organisé.

Chez Navigacom, nous avons su mettre en place les mesures nécessaires au maintien et à la poursuite de nos activités grâce à des outils et des pratiques déjà mises en œuvre dans notre travail quotidien. Ce changement s’est donc effectué sans trop de friction et notre équipe est actuellement opérationnelle pour assurer la continuité du travail engagé et à venir auprès de nos clients.

Nous souhaitons partager ici, quelques outils et bonnes pratiques qui ont permis à nos équipes de rester mobilisées et efficientes tout en travaillant à distance :

1.     Utiliser les bons outils

Les solutions de collaborations n'auront jamais été aussi pertinente que dans le contexte du télétravail imposé suite au confinement. Vous pouvez vous appuyer sur des outils tels que Microsoft Teams, Google Hangouts ou Slack pour chatter, passer des appels en one-to-one, quand la softphonie n'a pas encore été déployée et partager des documents. Cela vous permettra de conserver une certaine proximité avec vos collègues grâce à la messagerie instantanée et de pouvoir échanger de façon asynchrone sans surcharger les boîtes mail des uns et des autres.

L'utilisation de la vidéo est à favoriser quand cela est possible. Elle permet de favoriser les échanges et surtout de maintenir l'engagement et l'attention des personnes à distance.

Cependant, il faudra veiller à l’environnement dans lequel vous vous trouvez afin qu'il soit le plus propice au travail et notamment à l’ambiance sonore qui peut perturber les échanges lors d'une conférence.

Privilégier des outils ludiques, comme par exemple Klaxoon ou Miro, pour brainstormer et ainsi dynamiser les réunions et obtenir un échange actif de la part des participants.

Vous pouvez également vous appuyer sur des outils de productivité comme Zapier et Flow ou d'organisation tels que Trello ou Planner pour piloter vos projets et garder une vision sur l'avancement de chacun malgré la distance.

2.     Communiquer et garder le contact

Les outils de collaboration étant nombreux, il ne faut pas hésiter à en sélectionner un seul et communiquer à ce sujet afin de l'utiliser immédiatement et favoriser l'adoption par l'ensemble des collaborateurs. Ce choix permet un gain de temps face à la multitude d'outils disponibles et d'éviter une période de réflexion et de décision trop longue dû à des critères parfois subjectifs.

Il faut garder en tête que la priorité est de communiquer le plus clairement possible avec le plus grand nombre de participants possible et ce sur un temps bien définis.

Ces modalités d'échanges et de communication favorisent la cohésion d'équipe et évite la dispersion des utilisateurs.

Pour assurer la continuité des actions engagées et de veiller au bon déroulement de ces dernières, il est important de conserver les moments d'échanges et de collaboration entre collègues comme peuvent l'être les réunions d'équipes en présentiel.

Il faudra également être attentif et apporter un soin particulier sur la qualité de la communication orale et notamment sur la formulation des attentes et objectifs de travail. Ne pas oublier non plus que même à distance les personnes ont besoin de feedbacks réguliers. Il ne faut pas hésiter à augmenter la fréquence des échanges et prendre contact avec vos collègues plus d'une fois par semaine si nécessaire. La perception à distance est souvent différente.

3.     Séparer les échanges professionnels et les échanges informels

Les interactions sociales entre les collaborateurs sont à prendre en compte dans le travail à distance mais d'autant plus dans ce contexte de confinement. L'éloignement géographique et l'isolement social ne sont pas à négliger.

Il est donc essentiel de mettre en place des espaces dédiés à ces échanges informels comme peuvent l'être les pauses sur le lieu de travail. Les employés pourront alors faire preuve de créativité, organiser des jeux collectifs, des challenges, ou encore des séances de sport à distance qui permettront de maintenir voir de renforcer les liens professionnels.

Par soucis d'efficience, ces temps d’échanges informels devront être distincts des réunions de travail.

Cela peut se faire via la mise en place de pause-café virtuelle en visio ou de création d’équipe/canaux de discussion au sein des outils de collaboration pour échanger sur des sujets divers et variés.

Cette distinction des différents temps de travail entre dans une démarche plus globale de structuration du temps : il est important de garder le rythme d'une journée de travail ordinaire et de se tenir aux horaires fixés (réunions de travail, pause déjeuner, temps informels, heures de début et de fin de journée).

Se créer une nouvelle routine à domicile alliant vie personnelle et vie professionnelle, permettra de garder un équilibre indispensable.

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour continuer à communiquer et collaborer activement avec vos équipes et collègues?

N’hésitez pas à partager avec nous vos bonnes pratiques et initiatives qui permettent de faire face à la crise sanitaire actuelle qui a revu notre façon de travailler au quotidien.