RFP Infogérance : appels d’offres & externalisation IT

Objectif : Comprendre précisément les attentes du client et le contexte global du projet. 

Actions clés :

• Recueillir les besoins auprès des différentes parties prenantes (CIO, CTO, Service Delivery, Achats…).

• Identifier les enjeux stratégiques, techniques et financiers.

• Définir les priorités, contraintes et niveaux de service attendus.

• Synthétiser les informations pour obtenir une vision claire et partagée du besoin.

Résultat attendu : Un document de synthèse et un cadrage du projet qui servira de base pour l’ensemble du processus de création du RFP. infogérance

Objectif : Formaliser les exigences pour permettre de répondre de manière précise.

Actions clés :

• Décrire les fonctionnalités, services et indicateurs de performance attendus.

• Spécifier les contraintes techniques, réglementaires et opérationnelles.

• Définir les critères d’évaluation et les modalités de réponse des prestataires.

• Garantir que le document est clair, complet et compréhensible par tous.

Résultat attendu : Un cahier des charges structuré pour lancer un RFP, RFQ ou RFI.

Objectif : Évaluer les propositions reçues et identifier la meilleure adéquation au besoin.

Actions clés :

• Collecter et vérifier toutes les offres des prestataires.

• Comparer les solutions sur les critères définis : qualité, coûts, délais, risques, innovation.

• Identifier les écarts, forces et faiblesses de chaque proposition.

• Organiser des sessions de clarification avec les fournisseurs si nécessaire.

Résultat attendu : une évaluation objective, transparente et documentée des offres, aboutissant à une recommandation claire du fournisseur à retenir.

Objectif : Conseiller le client sur le choix du prestataire le plus adapté en s’appuyant sur une analyse rigoureuse.

Actions clés :

• Présenter les résultats du dépouillement de manière claire et structurée.

• Mettre en avant les avantages et inconvénients de chaque option.

• Proposer un scénario de sélection en fonction des priorités stratégiques et opérationnelles du client.
  Préparer un argumentaire solide pour soutenir le choix devant le comité décisionnel.

Résultat attendu : Décision informée et justifiée sur le prestataire à retenir.

Objectif : Finaliser l’accord et s’assurer que les engagements sont respectés.

Actions clés :

• Participer à la négociation contractuelle pour sécuriser les conditions financières, techniques et opérationnelles.

• Définir les indicateurs de performance et modalités de suivi.

• Assurer la mise en place des processus de pilotage et de reporting.
  Accompagner le client dans le suivi opérationnel et la gestion des écarts éventuels.

Résultat attendu : Contrat clair et sécurisé, avec un suivi efficace garantissant la réalisation des engagements.

 Le groupe, disposant d’une infrastructure hybride combinant un Cloud privé et Azure, et adoptant de plus en plus des projets en mode Agile, souhaitait :

• Fiabiliser, industrialiser et étendre les services de support, d’exploitation et d’administration.

• Industrialiser l’évolution et le maintien en condition opérationnelle de leur chaîne CI/CD, incluant la sélection, l’implémentation et l’adoption de nouveaux outils pour de nouveaux projets.

• Rédaction du RFP infogérance en intégrant les besoins précis du client et un inventaire détaillé du périmètre.

• Sélection d’une short-list sur dossier via une grille d’analyse technico-fonctionnelle.

• Organisation d’ateliers, présentations et négociations pour départager les soumissionnaires.

• Sélection d’un partenaire pour l’infogérance du Cloud public et privé, capable d’ajuster le périmètre via un système d’UO flexible.

• Convergence sur les écarts identifiés concernant les services, SLA et tarifs.

• Cloud Azure

• Cloud privé

• Un RFI (Request For Information)
  Le RFI constitue une étape préliminaire et non engageante du processus d’achat. Son objectif est de recueillir des informations générales sur les capacités, compétences et ressources des fournisseurs potentiels. L’acheteur y recourt lorsqu’il souhaite mieux comprendre le marché, explorer les options disponibles ou affiner ses exigences pour un projet futur.

• Un RFQ (Request For Quotation)
  La RFQ est une étape centrée principalement sur l’aspect financier. Elle intervient lorsque l’acheteur connaît précisément ses besoins et souhaite obtenir des devis détaillés pour des biens ou services standardisés. L’accent est mis sur les prix, les fournisseurs devant proposer des offres chiffrées fermes et comparables.

Un RFP (Request For Proposal)
La RFP va au-delà de la simple demande de prix et constitue une étape plus avancée que le RFI. Elle est utilisée lorsque l’acheteur a une vision claire de ses besoins et attend des propositions complètes de la part des fournisseurs. Celles-ci doivent inclure non seulement les aspects financiers, mais également les dimensions techniques, fonctionnelles et méthodologiques.

Un RFP infogérance permet d’assurer la mise en concurrence, de rationaliser les coûts, d’aligner les services sur les besoins métiers, et de sécuriser juridiquement la relation contractuelle avec un fournisseur.

Les profils généralement impliqués sont : DSI / CIO, CTO, responsables production, delivery managers et directions achats.

La durée varie selon la complexité du périmètre, mais un cycle complet (analyse, rédaction, dépouillement, contractualisation) prend en moyenne 3 à 6 mois.